對(duì)檔案整理公司來說，錄入速度是大問題。為了提高速度，一些公司在使用電子表格軟件時(shí)，做了數(shù)據(jù)繼承的設(shè)置，編制了公式來提高錄入速度，但這些方法，還是距高速錄入有一些差距?。為提高錄入速度，元泰數(shù)字檔案室軟件在目錄數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)繼承和全鍵盤操作上下了番功夫，拿出了獨(dú)門絕技。

一、案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄之間傳輸數(shù)據(jù)。

2000年前的文書檔案，還有會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、專業(yè)檔案都是有案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄的，在元泰數(shù)字檔案室軟件中，文件級(jí)目錄和案卷級(jí)目錄能夠相互交換數(shù)據(jù)，從而提高錄入效率。文件級(jí)目錄上的內(nèi)容能反饋到案卷級(jí)目錄上。案卷級(jí)目錄上的起止日期等于文件級(jí)目錄上時(shí)間最早的文件日期到最晚的文件日期，案卷目錄上的件數(shù)等于文件級(jí)目錄的文件數(shù)量，案卷目錄上的密級(jí)等于文件級(jí)目錄上級(jí)別最高的那份文件的密級(jí)。通過編程，元泰數(shù)字檔案室軟件實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)目錄對(duì)文件級(jí)目錄相關(guān)內(nèi)容的提取和自動(dòng)，上面的數(shù)據(jù)都是能自動(dòng)生成的。
案卷級(jí)目錄上的內(nèi)容能接收到文件級(jí)目錄上。案卷級(jí)目錄上的全宗號(hào)、保管期限、年度等內(nèi)容被文件級(jí)目錄接收，從而節(jié)省錄入時(shí)間。
二、文件級(jí)目錄內(nèi)部的數(shù)據(jù)相互傳輸
在文件級(jí)目錄中，有些數(shù)據(jù)是有內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，如保管期限、件號(hào)和檔號(hào)，確定保管期限后，肯定能得出保管期限代碼，再確定件號(hào)后，基本上就肯定能得出檔號(hào)了。元泰軟件設(shè)置了內(nèi)存的邏輯關(guān)系，上面的保管期限代碼、檔號(hào)都是自動(dòng)生成的。

三、繼承操作減少許多錄入勞動(dòng)
在錄入檔案目錄時(shí)，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)下一條目錄的許多內(nèi)容和上一樣的，或是接近的。為此，元泰軟件進(jìn)行了一些設(shè)置，提高了錄入速度。用戶錄完一條之后，如果點(diǎn)擊“繼續(xù)錄入”，那么上一條目錄的保管期限、年度、檔號(hào)結(jié)構(gòu)等會(huì)被復(fù)制到下一條的錄入窗口，用戶只需要錄入題名、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)就行了，這比使用電子表格軟件拖拽方便多了。
四、全鍵盤操作
現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)單位聘請(qǐng)專業(yè)人員來錄入檔案目錄，專業(yè)錄入人員希望全鍵盤操作，不希望錄一條目錄的時(shí)候，再去點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，在鼠標(biāo)和鍵盤之間切換。元泰數(shù)字檔案室軟件提供了快捷鍵，專業(yè)錄入人員無需用鼠標(biāo)點(diǎn)擊保存、添加等按鈕，即可用快捷鍵完成相同操作，錄入效率大幅提高。例如，按CTRL+S的快捷鍵，實(shí)現(xiàn)保存功能，按CTRL+A的快捷鍵，實(shí)現(xiàn)添加的功能。看專業(yè)錄入人員錄入，只聽見鍵盤嘩嘩響，不見停下來摸鼠標(biāo)，錄入速度當(dāng)然快了。

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